
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Sistem informasi Manajemen
Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manager. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada topic ini bersumber dari dua pengaruh. Pertama, bisnis telah semakin rumit, dan kedua, computer telah mencapai kemampuan yang lebih baik.
Output informasi dari computer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan, dan dalam semua bidang fungsional. Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasi, manajer memerlukan keahlian dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti computer (computer literate), tetapi yang lebih penting, mereka informasi (information literate).
Sangat bermanfaat jika manajer mampu melihat unitnya sebagai suatu system yang terdiri dari beberapa subsistem dan berada dalam supersistem yang lebih besar. Perusahaan adalah suatu system yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu system konseptual. System konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik.
Aplikasi computer yang pertama adalah pengolahan data akuntansi. Aplikasi tersebut lalu diikuti oleh empat aplikasi lain: sisitem informasi manajemen, system pendukung keputusan, kantor virtual, dan system berbasis pengetahuan. Kelima system aplikasi tersebut ini membentuk system informasi berbasis computer, atau CBIS.
Perusahaan – perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan system berbasisi computer. Para spesialis ini mencakup analisis system, pengelola database, spesialis jaringan, programmer dan operator. Dalam beberapa tahun terakhir, para pemakai telah mulai melakukan sebagai besar pekerjaan para spesialis, suatu fenomena yang disebut end-user computing.
Sangat sulit untuk membuktikan nilai ekinomis dari suatu aplikasi computer, tetapi banyak analisis yang dilakukan untuk menjustikfikasi tiap proyek potensial. Setelah berjalan, proyek tersebut berkembang melalui suat siklus hidup system. Para spesialis informasi dapat berperan serta dalam tingkat yang berragam, tetapi keseluruhan siklus, termasuk pengembangan dan pemakainan, harus dikelola oleh manajer.
MANAJEMEN INFORMASI
Manajer sebuah kioos majalah di lobby suatu hotel dapat mengelola usahanya dengan mengamati aktivita berwujudanya barng dagangan, cash register, ruangan, arus pelanggan. Ketika skala operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan pekerja, dengan operasi tersebar di wilayah yang luas, manajer tidak lagi dapat mengandalkan pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan informasi. Manajer menggunakan banyak laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Dapat dibayangkan dengan mudah bagaimana direktur Wal-Mart atau Sony atau Nestle hamper semuanya harus mengandalkan informasi. Para eksekutif ini sangat mungkin menganggap informasi sebagai sumber daya mereka yang paling berharga.
Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif. Empat jenis sumber daya yang pertama kali memiliki wujud : yang ada secara fisik dan dapat disentuh. Kita menggunakan istilah sumber daya fisik untuk menggambarkannya. Jenis sumber daya yang kelima, informasi, memiliki nilai apa yang diwakilinya, bukan dari bentuk wujudnya. Kita menggunakan istilah sumber daya konseptual untuk menggambarkannya informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik.
Manajemen Sumber Daya
Sumber daya diperoleh dan disusun agar siap digunakan dan diperlukan. Sangat sering proses penyusunan membutuhkan pengubahan suatu bahan mentah menjadi bentuk yang lebih halus, seperti pelatihan pegawai atau konstruksi suatu bagian mesin yang khusus. Setelah sumber daya ini disusun, manajer berusaha untuk memaksimalkan penggunaanya. Manager meminimalkan waktu yang terbuang dan menjagannya agar berfungsi pada efisien puncak. Akhirnya, manajer mengganti sumber daya ini pada saat kritis, sebelum sumber daya tersebut menjadi tidak efisien atau usang.
Bagaimana Informasi Dikelola
Kita dapat melihat dengan mudah bagaimana manajer mengelola sumber daya fisik, tetapi manajemen juga mencakup pengelolaan sumber daya konseptual. Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastikan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas ini memperoleh informasi, menggunaknnya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat disebut manajemen informasi.
Dimana Para Manajemen Ditemukan
Manajer dapat ditemukan di mana-mana, tetapi perlu disadari bahwa mereka ada di berbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional didalam perusahaan.
Tingakat Manajemen manajer pada hirarki organisasi, seperti direktur dan para wakil direktur, sering disebut berada pada tingkat perencanaan strategis. Istilah ini menunjukkan pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Manajer tingkat menengah mencakup manajer wilayah, direktur produk, dan kepala divisi. Tingkat mereka dinamakn tingkat pengendalian manajemen yang menyadari bahwa tanggung jawab mereka mengubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuan tercapai. Manajer tingkat bawah mencakup kepala departemen, penyedia ( supervisor ), dan pemimpin proyek, yang bertanggung jawab menyelesaikan rencana – rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer tingkat yang lebih tinggi. Tingkat terendah ini disebut tingkat pengendalian operasional, karena disinilah operasi perusahaan berlangsung
B. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sesungguhnya, konsep sistem informasi telah ada sebelum munculnya komputer. Sebelum pertengahan abad ke-20, pada masa itu masih digunakan kartu punch, pemakaian komputer terbatas pada aplikasi akuntansi yang kemudian dikenal sebagai sistem informasi akuntansi.
Namun demikian para pengguna - khususnya dilingkungan perusahaan – masih mengesampingkan kebutuhan informasi bagi para manajer. Aplikasi akuntansi yang berbasis komputer tersebut diberi nama pengolahan data elektronik (PDE).
• Dalam tahun 1964, komputer generasi baru memperkenalkan prosesor baru yang menggunakan silicon chip circuitry dengan kemampuan pemrosesan yang lebih baik. Untuk mempromosikan generasi komputer tersebut, para produsen memperkenalkan konsep system informasi manajemen dengan tujuan utama yaitu aplikasi komputer
adalah untuk menghasilkan informasi bagi manajemen. Ketika itu mulai terlihat jelas bahwa komputer mampu mengisi kesenjangan akan alat bantu yang mampu menyediakan informasi manajemen. Konsep SIM ini dengan sangat cepat diterima oleh beberapa
perusahaan dan institusi pemerintah dengan skala besar seperti Departemen Keuangan khususnya untuk menangani pengelolaan anggaran, pembiayaan dan penerimaan negara.
Namun demikian, para pengguna yang mencoba SIM pada tahap awal menyadari bahwa penghalang terbesar justru datang dari para lapisan manajemen tingkat menengah – atas
Sementara konsep SIM terus berkembang, Morton, Gorry, dan Keen dari Massachussets Institute of Technology (MIT) mengenalkan konsep baru yang diberi nama Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems - DSS). DSS adalah sistem yang menghasilkan informasi yang ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan atau
keputusan yang harus dibuat oleh manajer. Perkembangan yang lain adalah munculnya aplikasi lain, yaitu Otomatisasi Kantor (office automation - OA), yang memberikan
fasilitas untuk meningkatkan komunikasi dan produktivitas para manajer dan staf kantor melalui penggunaan peralatan elektronik. Belakangan timbul konsep baru yang dikenal dengan nama Artificial Intelligence (AI), sebuah konsep dengan ide bahwa komputer bisa
diprogram untuk melakukan proses lojik menyerupai otak manusia. Suatu jenis dari AI yang banyak mendapat perhatian adalah Expert Systems (ES), yaitu suatu aplikasi yang mempunyai fungsi sebagai spesialis dalam area tertentu. Semua konsep di atas, baik PDE, SM, OA, DSS, EIS, maupun AI merupakan aplikasi pemrosesan informasi dengan menggunakan komputer dan bertujuan menyediakan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.
C. Perhatian terhadap Manajemen lnformasi
Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas kegiatan organisasi tata kelola pemerintahan dan meningkatnya kemampuan komputer. Selanjutnya, dengan tersedianya informasi yang
berkualitas, tentunya juga mendorong manajer untuk meningkatkan kemampuan kompetitif (competitive advantage) organisasi yang dikelolanya. Pada masa komputer generasi pertama, komputer hanya disentuh oleh para spesialis di bidang komputer, sedangkan pengguna lainnya tidak pernah kontak langsung dengan komputer. Sekarang, hampir setiap
kantor mempunyai paling tidak beberapa desktop/personal computer – PC. Pemakai sistem informasi manajemen pun kini tahu bagaimana menggunakan komputer dan memandang komputer bukan sebagai sesuatu yang spesial lagi, tetapi sudah merupakan suatu kebutuhan seperti halnya filing cabinet, mesin photocopy atau telepon.
D. Pengguna Sistem Informasi Manajemen
Sebagai pengguna sistem informasi manajemen, tingkatan manajemen ini dapat diklasifikasikan ke dalam tiga tingkatan (Gambar 2 - 2), yaitu:
• Manajer tingkat perencanaan stratejik (strategic planning);
merupakan manajer tingkat atas, seperti para jajaran Menteri, para eselon I, di mana keputusan-keputusan yang dibuatnya berkenaan dengan perencanaan stratejik yang meliputi proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penetapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi organisasi.
• Manajer tingkat pengendalian manajemen (management control);
yang dikenal juga dengan istilah manajer tingkat menengah, mempunyai tanggung jawab untuk menjabarkan rencana stratejik yang sudah ditetapkan ke dalam pelaksanaannya dan meyakinkan bahwa tujuan organisasi akan tercapai. Termasuk dalam kelompok ini
misalnya adalah Pejabat Eselon II, Kepala Kantor Wilayah, Kepala Dinas, dan Eselon III, Kepala Bagian/Bidang.
• Manajer tingkat pengendalian operasi (operational control)
merupakan manajer tingkat bawah misalnya eselon IV dan V, bertanggung jawab melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan oleh manajer tingkat menengah, yang terwujud dalam operasi/kegiatan organisasi.
Penggolongan manajer menurut tingkatnya mempunyai pengaruh signifikan dalam mendisain sistem informasi yang berkaitan dengan sumber informasi, cara penyajian, dan jenis keputusannya. Manajer tingkat perencanaan stratejik akan lebih banyak menerima informasi yang
berasal dari lingkungan luar organisasi daripada informasi intern, dan sebaliknya untuk manajer tingkat bawah. Dari segi penyajiannya, manajer tingkat atas lebih menyukai informasi dalam bentuk ringkas, bukan detil. Sebaliknya, manajer tingkat bawah lebih menekankan pada informasi detil, bukan ringkas. Sedang berdasarkan jenis keputusan yang diambil, keputusan yang dibuat oleh manajer tingkat atas lebih tidak terstruktur
dibandingkan keputusan yang diambil oleh manajer tingkat yang lebih rendah. Keputusan yang terstruktur merupakan keputusan yang sifatnya berulangulang dan rutin sehingga unsur-unsurnya lebih mudah untuk dimengerti. Contoh dari keputusan ini misalnya adalah keputusan tentang kenaikan pangkat pegawai, kenaikan gaji berkala dan lain sebagainya. Sebaliknya untuk keputusan yang tidak terstruktur, keputusan ini tidak mudah untuk
didefinisikan dan biasanya lebih banyak membutuhkan informasi dari lingkungan luar. Pengalaman dan pertimbangan manajer sangat penting dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur. Keputusan terstruktur akan lebih mudah dikomputerisasikan dibandingkan dengan keputusan yang tidak terstruktur.
Walaupun terdapat perbedaan tingkat manajemen dan area fungsinya, pada dasarnya manajer melaksanakan beberapa fungsi dan memainkan peran yang sama dengan berbagai variasi penekanannya. Satu hal yang perlu ditekankan pula disini bahwa bukan hanya para
manajer yang memperoleh manfaat dari SIM. Pegawai-pegawai dalam posisi non-manajer maupun staf ahli juga menggunakan output yang dihasilkan SIM. Demikian juga para pengguna yang berada di luar institusi/lembaga. Para pengguna menerima manfaat berupa informasi jenis pelayanan yang dihasilkan oleh suatu institusi seperti Kantor Pariwisata yang menginformasikan suatu daerah tujuan wisata yang sudah
dikelola dengan baik dan layak untuk dikunjungi, para pembayar pajak dapat mengetahui penggunaan sebagian kontribusi mereka kepada Negara untuk membangun fasilitas umum, dan pihak pemerintah dapat segera
mengetahui Laporan keuangan yang dipublikasikan oleh perusahaan publik, dan kewajiban mereka membayar pajak. Jadi istilah SIM sebenarnya tidak memberikan gambaran yang menyeluruh, bahwa sasaran informasi yang dihasilkan semata-mata untuk para manajer. SIM bukanlah suatu sistem yang memproduksi informasi manajemen, melainkan informasi untuk mendukung pemecahan masalah.
E. Peran Baru Sistem Informasi Manajemen
Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena system informasi memainkan peran yang kritikal di dalam organisasi. Sistem informasi ini sangat mempengaruhi secara langsung bagaimana manajemen mengambil keputusan, membuat rencana, dan mengelola
para pegawainya, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan bagaimana menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada
masyarakat. Oleh karenanya, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan. Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis instansi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya. Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan ini menjadi sangat kritikal manakala manajemen ingin membuat rencana ke depan. Aktivitas apa yang akan dilakukan lima tahun ke depan biasanya juga sangat tergantung kepada sistem apa yang
tersedia untuk dapat melaksanakannya. Sebagai contoh, peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi.
Perubahan lain dalam hubungan sistem informasi dengan organisasi adalah semakin meningkatnya cakupan dan ruang lingkup dari system informasi dan aplikasinya. Pengembangan dan pengelolaan sistem dewasa ini membutuhkan keterlibatan banyak pihak di dalam organisasi, jika dibandingkan peran dan keterlibatanya pada periode-periode yang lalu. Sebagaimana sudah disampaikan dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam organisasi dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, instansi pemerintahan lainnya, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir. Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam organisasi adalah karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya
pemanfaatan teknologi komputer tersebut. Semakin baiknya kemampuan komputer telah menghasilkan jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan organisasi untuk melakukan akses informasi dengan cepat dari berbagai penjuru dunia serta untuk mengendalikan aktivitas yang tidak terbatas pada ruang dan waktu. Jaringan-jaringan ini telah mentransformasikan ketajaman dan bentuk aktivitas organisasi, menciptakan fondasi untuk memasuki era digital. Jaringan yang terluas dan terbesar yang digunakan adalah internet. Hampir setiap orang di seluruh dunia ini, baik yang bekerja di dunia sains,
pendidikan, pemerintah, maupun kalangan pebisnis menggunakan jaringan internet untuk bertukar informasi atau melakukan transaksi bisnis dengan orang atau organisasi lain di seluruh dunia. Internet menciptakan platform teknologi baru yang universal. Teknologi internet ini mampu mempertajam cara bagaimana sistem informasi digunakan
dalam bisnis dalam kehidupan sehari-hari. Berbagai manfaat yang dapat diperoleh dengan penggunaan internet, di antaranya adalah untuk
• Komunikasi dan kolaborasi.
• Akses data dan informasi.
• Partisipasi dalam diskusi.
• Supply informasi.
• Hobi atau bersenang-senang (entertainment).
• Pertukaran transaksi bisnis.
Pertumbuhan yang pesat di teknologi komputer dan jaringan, termasuk teknologi internet telah mengubah struktur organisasi yang memungkinkan secara instan informasi didistribusi di dalam dan di luar organisasi. Kemampuan ini dapat digunakan untuk mendesain ulang dan mempertajam organisasi, mentransfer struktur organisasi, ruang lingkup organisasi, melaporkan dan mengendalikan mekanisme, praktik-praktik
kerja, arus kerja, serta produk dan jasa. Pada akhirnya, proses bisnis yang dilakukan secara elektronis membawa organisasi lebih dikelola secara digital, yang membawa dampak pada hal-hal sebagai berikut:
- Organisasi semakin ramping.
Organisasi yang gemuk dan birokratis lebih sulit untuk mengikuti perubahan yang pesat dewasa ini, kurang efisien, dan tidak dapat kompetitif. Oleh karenanya, banyak model organisasi ini sekarang dirampingkan, termasuk jumlah pegawainya dan tingkatan hirarkis
manajemennya.
- Pemisahan pekerjaan dari lokasi.
Teknologi komunikasi telah mengeliminasi jarak sebagai satu factor yang harus dipertimbangkan dalam pekerjaan.
F. Konsep Subsistem Informasi Organisasi
SIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya adalah menyediakan informasi bagi manajemen (karena itu dinamakan system informasi manajemen). Ternyata dalam praktiknya SIM pada suatu organisasi menyediakan juga informasi bagi orang-orang selain para manajer.
Ketika suatu organisasi semakin memiliki pengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup kebutuhan seluruh organisasi, para manajer di wilayah-wilayah tertentu, baik ditingkat pusat maupun daerah, mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan yang mereka perlukan. Sistem informasi mulai akan memasuki wilayah yang sudahter segmentasi, yang dapat disebut sebagai sub-sub sistem SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan penggunanya. Sebagai contoh pada tataran organisasi pemerintah pusat sudah mengimplementasikan beberapa aplikasi sistem informasi antara lain:
• Sistem akuntansi keuangan negara (SKAN),
• Sistem akuntansi barang milik negara (SABMN),
• Sistem akuntansi keuangan daerah (SAKD),
• Sistem Informasi Kependudukan,
• Sistem Informasi Kepegawaian dan pengembangan-pengembangan subsub
sistem tata kelola pemerintahan lainnya.
memperlihatkan pembagian SIM menjadi subsistemsubsistem organisasi walaupun tampak adanya garis-garis pemisah yang jelas, sebenarnya secara fisik tidak ada yang memisahkan satu dengan yang lainnya. Sebagian besar database yang digunakan oleh suatu subsistem organisasi dapat juga digunakan oleh yang lain, dan banyak juga yang berbagi perangkat lunak (software). Sistem-sistem informasi organisasi merupakan suatu cara berfikir logis, bukannya fisik tentang SIM.
sumber:
Sistem Informasi Manajemen Edisi ketujuh, Raymond Mcleod, Jr.PT. Prenhallindo












